Les communications unifiées sont une solution incontournable pour les propriétaires d’entreprise qui cherchent à rationaliser leurs activités et à augmenter la productivité des employés à long terme. Voyez comment cela profite à votre entreprise.
Fournir des canaux de communication de haute qualité est crucial pour toute entreprise. Après tout, cela favorise la collaboration entre les services et un échange d’idées plus rapide.
Étant donné que les téléphones ne suffisent souvent pas à cela, de nombreux propriétaires d’entreprise se tournent vers les communications unifiées.
Mais qu’est-ce que la communication unifiée exactement ?
Cet article explique justement cela. Lisez la suite pour découvrir les principaux concepts de cette approche et comment vous pouvez l’utiliser pour aider votre entreprise à réussir.
Qu’est-ce que les communications unifiées ?
Les communications unifiées sont une plate-forme tout-en-un qui unifie le téléphone, la vidéo, le partage d’écran, le chat et la gestion des fichiers dans un seul espace. C’est un système prêt à l’emploi qui permet une communication transparente de nombreuses façons.
Le système fonctionne comme un cloud, ce qui le rend facilement accessible à tous les membres de l’équipe ayant accès à Internet.
Mais pourquoi devrait-on envisager de passer aux communications unifiées ?
Il y a plusieurs raisons, mais celle-ci est la plus cruciale :
Les chefs d’entreprise qui l’adopteraient pourraient avoir un impact sur leur entreprise au quotidien et permettre aux employés d’interagir les uns avec les autres.
Cela dit, nous énumérerons 5 des caractéristiques clés de ce concept pour vous aider à mieux comprendre comment il peut vous aider à faire évoluer votre entreprise.
#1. Mobilité
Lorsqu’ils sont connectés aux communications unifiées, tous les employés peuvent rester connectés à tout moment et depuis n’importe où. Peu importe qu’ils travaillent à domicile, en vacances sur une île éloignée ou assis au bureau. Ils pourront toujours discuter, recevoir des appels et plus encore.
#2. Messagerie unifiée
Cela permet aux employés de gérer différents types de messages à l’aide d’un seul outil. Ils peuvent facilement changer de mode de communication, en fonction de leurs besoins.
#3. Conférence
Chaque fois que vous avez besoin d’outils de conférence, vous les aurez dans la paume de votre main. Vous pouvez autoriser un groupe de coéquipiers ou de clients extérieurs à votre organisation à se connecter et à parler via vidéo ou audio à partir de différents emplacements.
#4. Assistance par télécopie
Les fax reçus via les communications unifiées apparaissent sous forme de pièces jointes. De cette façon, les utilisateurs peuvent également recevoir des fax sur leurs ordinateurs de bureau et leurs smartphones.
#5. Présence
Cette fonctionnalité permet aux autres utilisateurs de connaître le statut de chacun. Cela signifie que vous pourrez voir quand quelqu’un est en ligne (actif), occupé (ne pas déranger) ou absent (hors du bureau).
Comment les communications unifiées aident les chefs d’entreprise?
Alors, quels sont les avantages de l’utilisation des communications unifiées dans votre entreprise ?
Explorons 6 d’entre eux ci-dessous.
#1. Productivité d’équipe supérieure
Il est important pour un propriétaire d’entreprise de dynamiser le flux de travail de son équipe et d’éliminer les goulots d’étranglement. Parce qu’une fois qu’ils y parviendront, la productivité s’améliorera considérablement.
Cela peut être fait grâce aux communications unifiées.
Ce type de communication permet aux membres de l’équipe de gagner plus facilement du temps sur diverses tâches, notamment :
- Partage de fichiers plus rapide qui élimine les fils de discussion par e-mail pour le travail d’équipe
- Possibilité de recevoir des appels de n’importe quel endroit
- Possibilité de recevoir des messages vocaux et des fax directement dans l’e-mail
- Réunions vidéo en un seul clic pour les urgences
- Les équipes ayant accès à ces technologies peuvent être plus efficaces et accomplir davantage de tâches en une seule journée. Cela aide également à se débarrasser des problèmes de communication.
#2. Réduction des coûts de communication
Les anciens téléphones et outils de communication sur site coûtent souvent plus cher que votre budget informatique ne le permet.
D’autre part, la communication unifiée s’appuie sur Internet pour toutes ses activités. Cela signifie que votre système téléphonique se tourne vers Voice Over Internet Protocol (VoIP) et s’intègre avec le reste des outils. Cette approche élimine le besoin de créer une infrastructure de serveur et de matériel.
Les communications unifiées facilitent également l’ajout de nouveaux utilisateurs. Vous pouvez le faire simplement via un tableau de bord facile à utiliser sans avoir à faire des appels de service.
Enfin, le coût des communications unifiées est le même chaque mois. Il n’y aura pas de surprises pour votre budget.
#3. Service client amélioré
Le succès ou non d’une entreprise dépend en grande partie de la qualité de son service client.
Grâce aux communications unifiées, vos employés peuvent fournir un excellent service client plus facilement. Après tout, ils peuvent répondre aux demandes des clients, quel que soit leur emplacement. C’est parce que tous les chats, appels entrants et e-mails sont visibles depuis n’importe quel appareil.
Vous pouvez également intégrer tous vos logiciels CRM sur la plateforme pour des avantages supplémentaires.
Par exemple, lorsqu’une personne contacte votre entreprise, la personne responsable peut voir toutes les informations et notes nécessaires relatives à ce client. En fin de compte, ils peuvent les aider à résoudre les problèmes plus rapidement.
#4. Autonomiser une main-d’œuvre distante
Des milliers d’entreprises sont passées au travail à distance au cours des dernières années. Il y a beaucoup d’avantages à cette approche après tout.
Cependant, une préoccupation constante ici est de s’assurer que les travailleurs à distance disposent de tous les outils dont ils ont besoin pour travailler.
Grâce aux communications unifiées, tous les aspects de la communication sont inclus dans une seule plateforme. Cela signifie que tout ce dont votre travailleur à distance a besoin est une connexion Internet stable pour accéder à votre réseau et à toutes les fonctionnalités, tout comme le reste de l’équipe.
#5. Accroître l’agilité organisationnelle
Lorsque vous augmentez la productivité de votre équipe, il en va de même pour toute l’organisation. L’agilité organisationnelle reflète la valeur stratégique des communications unifiées. Et les résultats que vous obtenez ont un impact sur votre entreprise dans son ensemble.
Ainsi, pour voir comment cette approche profite à votre travail, vous devez également considérer les communications unifiées du côté de la direction.
Bien sûr, la communication a un rôle utilitaire pour la gestion. Mais lorsque cette communication stimule la productivité, rationalise le flux de travail et conduit à de meilleurs résultats commerciaux, c’est là que vous voyez vraiment sa valeur.
#6. Sécurité renforcée
L’aspect sécurité est crucial pour chaque entreprise. Et les communications unifiées renforcent la sécurité d’une entreprise en intégrant toutes les applications dans une plate-forme unique.
Par conséquent, il devient simple pour l’équipe informatique d’appliquer des politiques de sécurité spécifiques à toutes les applications. Il leur est également plus facile de gérer les correctifs de sécurité et les mises à jour de conformité puisque toutes les applications partagent les mêmes protocoles.
Réaliser la puissance des communications unifiées
La rationalisation des processus au sein d’une organisation est extrêmement importante pour améliorer la performance globale de ses employés. Et les communications unifiées vous permettent de faire exactement cela.
Avec lui, vous pouvez améliorer votre expérience client et rendre votre équipe plus efficace en intégrant l’ensemble de votre système de communication sur une seule plateforme.
Les communications unifiées vous permettront, à vous et à votre équipe, de passer des appels, d’héberger des conférences, d’envoyer des e-mails, de recevoir des fax et de discuter à partir d’un espace unique et unifié pour faciliter votre travail (et votre vie).
Article utilisé avec l’autorisation de The Technology Press.
