La seule façon de poursuivre vos opérations en cas de revers est d’appliquer un plan de continuité des activités bien pensé. Cependant, vous devrez éviter plusieurs erreurs lors de l’élaboration de votre stratégie.
Vos opérations peuvent sembler efficaces et infaillibles, mais la réalité est que des obstacles peuvent survenir à tout moment. Que vous ayez perdu un client important ou que vous n’arriviez pas à créer une bonne dynamique d’équipe, il est essentiel de continuer.
C’est là que votre plan de continuité des activités (PCA) entre en jeu.
Votre PCA décrit comment votre entreprise poursuivra ses opérations pendant les interruptions de service imprévues. Il est plus détaillé que les plans de reprise après sinistre et comporte des éventualités pour les processus, les ressources humaines, les actifs et les partenaires. Il peut également inclure des listes de contrôle pour l’équipement et les fournitures, des sauvegardes de données et des informations sur les intervenants d’urgence.
Le contenu peut varier, mais un PCA peut vous aider à surmonter divers problèmes et à rétablir la productivité pour répondre aux besoins critiques. Cependant, la seule façon de récolter les bénéfices de votre PCA est d’éviter de faire des erreurs lors de la phase de développement.
Cet article décrit les huit plus grandes erreurs que vous devez éviter lors de la création de votre plan de continuité des activités.
ERREUR #1 – IGNORER VOS EMPLOYÉS
Les organisations qui souhaitent se remettre sur les rails après un incident inattendu doivent se concentrer sur les besoins de leurs employés lors de la conception d’un PCA. Sinon, ils peuvent courir de graves risques pour leur sécurité.
Alors, planifiez toutes les situations qui peuvent affecter vos employés lors de perturbations. La liste comprend les protocoles de communication d’urgence, les voies d’évacuation et de nombreux autres détails clés. Ce faisant, vous vous assurerez que votre équipe a tout ce dont elle a besoin pour affronter la tempête.
De plus, discutez du plan avec votre personnel et sollicitez leur avis sur les questions de sécurité critiques. Vous pouvez également leur dire que vous serez là pour les aider en cas de crise. Cela leur donne la tranquillité d’esprit, sachant que leur chef se soucie d’eux.
ERREUR #2 – NE PAS CONSIDÉRER LES PETITS DÉTAILS
Après avoir créé un PCA général, de nombreuses entreprises ne réfléchissent pas aux détails spécifiques qui garantissent qu’elles peuvent exécuter leur plan. C’est une énorme erreur, car cela peut entraîner une perte de données.
Les points mineurs que vous devez intégrer à votre PCA incluent des considérations logistiques, telles que la technologie et le soutien médical.
Par exemple, informer vos prestataires médicaux du plan est crucial car cela leur permet de prendre leurs dispositions à temps. Vous devez également indiquer à votre personnel clé qui contacter s’il a besoin d’une assistance médicale lors d’un accident. Une autre bonne idée est de déterminer comment votre équipe peut accéder aux données en toute sécurité si elle ne peut pas se rendre à son bureau.
Prendre en compte les moindres détails peut protéger vos données et même sauver la vie de votre personnel. Par conséquent, ne laissez pas le développement au hasard – consultez régulièrement le PCA pour vous assurer qu’il est efficace et à jour.
ERREUR #3 – NE PAS MONTRER À VOTRE PERSONNEL COMMENT FONCTIONNE LE PLAN
Alors que de nombreux dirigeants ruminent les temps d’arrêt, ils omettent souvent de montrer aux membres de leur équipe comment exécuter le plan et minimiser la baisse de productivité.
Comme indiqué précédemment, vos employés font partie intégrante de l’efficacité de votre PCA. Et la seule façon de remplir correctement leurs rôles est de bien connaître le plan.
Pour ce faire, expliquez comment le personnel doit réagir en cas de crise. Dites-leur comment gérer leurs clients si vos systèmes tombent en panne. N’oubliez pas l’emplacement et les horaires qui seront en vigueur pendant que le bureau principal est interdit.
La dernière partie consiste à faire en sorte que votre équipe s’exerce à ces tâches afin qu’elle puisse les accomplir plus facilement en cas de catastrophe.
ERREUR #4 – PRIORISER LA CONTINUITÉ OPÉRATIONNELLE À LA SÉCURITÉ DES ÉQUIPES
Lorsque des accidents se produisent, il est compréhensible que les propriétaires d’entreprise se concentrent sur l’évaluation des effets sur leur entreprise. Néanmoins, ne pas considérer que la continuité opérationnelle et négliger le bien-être et la sécurité de votre personnel peuvent avoir des conséquences désastreuses.
Vos employés sont essentiels à l’exécution appropriée de votre PCA, alors vérifiez-les d’abord. Les plans de données que personne ne peut faciliter sont inutiles, quelle que soit leur efficacité.
Vous devez vous assurer que votre personnel est en sécurité et joignable après une crise. Le groupe de travail sur la gestion de crise devrait pouvoir les contacter facilement et voir s’ils peuvent les aider.
Cela aidera à garantir que votre équipe puisse rebondir après un accident et reprendre le travail rapidement.
ERREUR #5 – AVOIR DES SOLUTIONS TECHNOLOGIQUES INAPPROPRIÉES
Attendre qu’une catastrophe naturelle se produise avant de mettre en place des lignes d’assistance téléphonique gratuites pour vos employés est une énorme erreur. De même, le fait de ne pas configurer de sauvegardes de données peut rendre vos systèmes inutilisables en cas de violation de données.
Si vous ne disposez pas de la technologie appropriée pour atténuer les accidents, vous pourriez exposer votre entreprise à des risques plus élevés, à une perte de revenus et à des temps d’arrêt prolongés.
Pour éviter cela, consultez des spécialistes de la technologie ou votre secteur informatique pour vérifier que votre système possède toutes les fonctionnalités et tous les composants qui peuvent garder vos réseaux intacts. Un tel système devrait vous permettre de rationaliser les communications, de minimiser les temps d’arrêt et de sécuriser vos charges de travail.
ERREUR #6 – UNE SEULE PERSONNE GÈRE LE PLAN
Développer un PCA tout seul est possible, mais il est également plus sujet aux erreurs. Une bien meilleure approche consiste à rassembler des personnes dans tous vos départements pour tenir compte de toutes les éventualités. Sinon, vous limiterez la visibilité de votre équipe sur tous les processus et risques de votre plan.
La formation d’une équipe de gestion PCA qui implique plusieurs fonctions et départements offre une perspective à l’échelle de l’entreprise pour votre planification. Cette diversité peut aider à résoudre les problèmes et à rationaliser votre stratégie.
ERREUR #7 – UTILISER DES GÉNÉRALISATIONS LARGES
Les plans de continuité avec de larges généralisations conduisent souvent à l’incertitude et à la confusion. Un PCA doit être concis et, si possible, expliquer chaque détail en étapes courtes. De tels formulaires permettent à chacun de comprendre les directions et de visualiser ses rôles.
ERREUR #8 – SAUTER L’ÉVALUATION DES RISQUES
Les évaluations des risques sont une étape critique qui doit avoir lieu avant de développer votre PCA. Comme leur nom l’indique, ils peuvent vous aider à découvrir les risques potentiels dans votre région.
Selon la taille de votre organisation, son emplacement et ses activités, votre entreprise est confrontée à différents risques. Par exemple, il n’est pas nécessaire de planifier une reprise après sinistre après un ouragan si votre région n’y est pas sujette. Cela ne ferait qu’augmenter vos coûts et vous faire perdre du temps.
NE LAISSEZ PAS VOS OPÉRATIONS S’ARRÊTER
Un PCA détaillé contribue grandement à améliorer votre réponse aux catastrophes. Éviter les erreurs mentionnées ci-dessus vous mettra sur la bonne voie et aidera votre personnel à faire face plus facilement aux nouvelles conditions.
Si vous avez besoin d’aide pour créer votre PCA , appelez-nous dès aujourd’hui. Ayons une conversation sans engagement pour déterminer comment nous pouvons vous aider. Article utilisé avec l’autorisation de The Technology Press.
