Augmenter la productivité de votre entreprise ne consiste pas seulement à optimiser votre équipement et à aiguiser votre attention. Désencombrer le bureau de votre ordinateur est également essentiel.
Un bureau sans encombrement est primordial pour améliorer votre productivité. Des piles de papeterie sur votre bureau peuvent vous faire perdre beaucoup de temps à chercher un document critique. En conséquence, vous êtes moins susceptible de respecter les délais.
L’encombrement peut également vous affecter de diverses manières indirectes.
Cela peut réduire considérablement vos capacités cognitives, altérant votre prise de décision et vos relations avec les membres de votre équipe. De plus, cela peut avoir un effet négatif sur votre anxiété, votre concentration, votre sommeil et vos choix alimentaires. Tous ces éléments peuvent réduire les performances de votre lieu de travail.
Cependant, ce problème d’encombrement n’affecte pas seulement votre bureau.
Le bureau de votre ordinateur peut également être encombré. Des dossiers désorganisés et un affichage terne ont autant d’impact sur votre productivité que l’encombrement physique. Pour éviter ce scénario, vous devez également désencombrer votre ordinateur.
Cet article partagera sept conseils pour désencombrer le bureau de votre ordinateur.
CONSEIL #1 – DÉVELOPPER UN SYSTÈME DE DOSSIER AVEC DES CONVENTIONS DE NOMMAGE DES FICHIERS
La chose la plus importante à faire pour éviter d’encombrer votre ordinateur est de configurer un système de dossiers intuitif. Vous pouvez utiliser plusieurs catégories, telles que le type de fichier ou le nom, selon ce qui convient le mieux à votre recherche ou à votre travail.
Quelle que soit votre approche, assurez-vous de choisir des conventions de dénomination bien établies qui vous permettent de naviguer rapidement dans vos documents. Le système devrait également être facile à utiliser pendant de nombreuses années à venir, alors tenez compte de vos plans lors de sa création.
Vous pouvez placer ces dossiers dans vos outils de partage de fichiers (par exemple, Google Drive et Dropbox), votre disque dur ou votre bureau si vous les sauvegardez régulièrement.
Avec une structure entièrement fonctionnelle, vous pouvez contourner votre bureau en téléchargeant simplement de nouveaux documents dans des dossiers désignés. Ensuite, vous pouvez les localiser rapidement avec la commande de recherche sur votre ordinateur. Tapez le nom de votre dossier et vous atteindrez le fichier souhaité en quelques secondes.
CONSEIL #2 – RENDEZ VOTRE ORDINATEUR DE BUREAU ATTRAYANT POUR VOUS
En plus de rendre le bureau de votre ordinateur entièrement fonctionnel, vous devez également améliorer son attrait. Alors, sélectionnez un arrière-plan significatif ou beau. Il doit être agréable à regarder et vous motiver à garder votre ordinateur bien rangé.
Pour faire passer l’esthétique au niveau supérieur, définissez des images quadrillées ou lignées comme arrière-plan pour organiser plus facilement les fichiers qui s’y retrouvent.
Une autre bonne idée est d’utiliser un arrière-plan de motivation. Les images avec des messages puissants vous encouragent à travailler plus dur et à rester concentré. Ce type de coaching vous permet également d’organiser votre bureau et de rester au top de l’encombrement.
CONSEIL #3 – CONSIDÉRER LE PAPIER PEINT DE BUREAU SECTIONNÉ
Les fonds d’écran en sections sont un excellent moyen d’améliorer encore l’organisation de votre bureau. Par exemple, vous pouvez inclure une section pour vos vacances ou vos animaux de compagnie.
Il existe des millions de fonds d’écran en ligne qui peuvent vous aider à désencombrer votre bureau. Ils complètent les conventions de dénomination des dossiers pour améliorer votre flux de travail.
CONSEIL #4 – CONSOLIDER VOS APPLICATIONS/LOGICIELS LES PLUS UTILISÉS
Avoir un accès rapide à vos programmes ou logiciels les plus utilisés est un must. Il vous permet de commencer à travailler immédiatement sans perdre de temps à chercher des applications.
Pour consolider efficacement, vous devez d’abord déterminer quel logiciel vous intéresse le plus. Votre portefeuille peut comprendre deux ou trois applications que vous utilisez quotidiennement ou une suite complète de programmes qui fournissent les fonctionnalités nécessaires.
Une fois que vous avez assemblé votre liste, vous pourrez peut-être fusionner plusieurs programmes avec une solution complète. Il les place au même endroit pour rationaliser votre productivité.
La barre des tâches est une alternative efficace, car les icônes de programme sont souvent responsables de l’essentiel de votre encombrement. Garder les icônes essentielles dans la barre des tâches les rend rapidement accessibles puisque vous n’aurez pas besoin de naviguer.
CONSEIL #5 – SUPPRIMER OU DÉPLACER LES FICHIERS INUTILISÉS
Après avoir catégorisé les applications vitales, vous devez également traiter les programmes inutilisés. Voici un conseil : si vous ne vous souvenez plus de la dernière fois que vous avez utilisé certains logiciels, désinstallez-les. Faites de même si vous ne pensez pas avoir besoin d’une application particulière pour un projet à venir.
Comme cela peut être une décision difficile, vous pouvez créer un dossier pour ces applications et fichiers rarement utilisés à la place. Rangez-les jusqu’à ce que vous sachiez si vous souhaitez procéder à la suppression.
Pour cette approche attentiste, vous pouvez utiliser plusieurs dossiers, tels que “divers” ou “à archiver”. Ce faisant, vous ne désinstallerez pas ou ne supprimerez pas accidentellement un programme crucial.
Maintenant, si vous adoptez cette approche, assurez-vous de vérifier régulièrement les dossiers. Déterminez quels fichiers et applications ne sont plus nécessaires dans votre entreprise et supprimez-les pour éviter l’encombrement.
Pour éviter de prendre du retard dans votre nettoyage, définissez un rappel sur votre calendrier. Il peut s’agir d’un événement mensuel ou hebdomadaire, selon votre charge de travail.
CONSEIL #6 – CATÉGORISER LE NOUVEAU CONTENU
Le vidage de nouveaux fichiers et programmes sur votre bureau peut être tentant si vous êtes pressé. Cependant, cette méthode est déconseillée car elle inhibe votre organisation.
Essayez d’allouer quelques minutes pour organiser toutes les nouvelles applications et tous les nouveaux fichiers de manière appropriée, selon vos conventions de dénomination. Un moyen rapide de le faire est d’utiliser le tri automatique des fichiers par date ou par ordre alphabétique. Cela ne prend pas longtemps, mais cela peut réduire considérablement l’encombrement sur votre ordinateur.
CONSEIL #7 – EMPLOYER DES CLÔTURES
Les clôtures numériques regroupent les fichiers dans des régions spécifiques de votre bureau pour les rendre plus accessibles visuellement. Cette méthode fonctionne bien mieux que d’enterrer tous vos fichiers dans un ou deux dossiers. De plus, beaucoup de gens le considèrent plus convivial que les arrière-plans quadrillés.
Par exemple, la fonctionnalité Stacks catégorise automatiquement le contenu par type ou toute autre fonctionnalité spécifique. Il est disponible gratuitement sur Mac avec Mojave.
De même, les PC ont une fonctionnalité similaire appelée Clôtures. Il vous permet de désigner et de déplacer des clôtures autour du bureau pour une meilleure maniabilité. Le seul inconvénient est que ce n’est pas gratuit.
NE LAISSEZ PAS L’ENCOMBREMENT S’ÉCHAPPER
Désencombrer le bureau de votre ordinateur est l’un des meilleurs moyens d’augmenter votre productivité.
Une fois que vous l’avez organisé de manière appropriée, vous pourrez trouver les fichiers et programmes nécessaires sans effort. Vous vous sentirez alors rajeuni et votre humeur pourra s’améliorer considérablement, vous permettant de surmonter les obstacles mentaux au cours de votre journée de travail.
L’optimisation de votre bureau peut prendre un certain temps, mais cela en vaut la peine.
Article utilisé avec l’autorisation de The Technology Press.
