Microsoft Word est un élément indispensable de la plupart des environnements professionnels. Il possède de nombreuses fonctionnalités qui peuvent vous aider à augmenter votre productivité.
Microsoft Word est l’un des programmes de bureautique les plus populaires au monde. Il permet à des millions de personnes de remplir leurs fonctions plus efficacement.
Que vous soyez un utilisateur débutant ou avancé, vous pouvez utiliser le logiciel pour créer de nombreux documents différents. La liste comprend des lettres commerciales, des CV, des dépliants, des bulletins d’information marketing, des étiquettes, des plans, des rapports d’employés et des documents de séminaire. Mieux encore, vous pouvez les imprimer et les partager en quelques secondes.
Il est facile de comprendre pourquoi la plupart des entreprises s’appuient sur Word. Mais la réalité est que beaucoup de gens n’ont pas exploité tout le potentiel de cet outil. Il regorge de fonctionnalités qui peuvent vous aider à être plus productif, mais peu de gens les connaissent.
Cet article fournit 11 conseils pour tirer le meilleur parti de Microsoft Word afin d’améliorer la productivité de votre lieu de travail.
#1 -PASSEZ À UN ESPACE DE TRAVAIL EN LIGNE
L’une des meilleures choses à propos de Microsoft Word est que vous n’avez pas besoin de l’installer sur votre smartphone, tablette ou ordinateur. Le site Web office.com vous permet de vous connecter avec votre compte Microsoft et d’utiliser Word Online, la version en ligne de ce programme.
Ceci est particulièrement utile pour les personnes disposant d’un espace de stockage limité sur leurs appareils, car Word peut être lourd. Il utilise environ 1,2 Go d’espace de stockage pour Mac et 2,10 Go pour Windows.
Il offre les mêmes fonctionnalités sans occuper d’espace sur votre appareil.
#2 – COLLABORER EFFICACEMENT
Word vous permet de modifier les mêmes documents simultanément. Il vous suffit d’enregistrer votre fichier sur votre compte OneDrive, d’utiliser la fonction Partager et de l’envoyer à vos collègues. Les personnes qui reçoivent le lien peuvent ensuite modifier le fichier avec Word Online ou l’application de bureau.
#3 – INTÉGRER AVEC DICTATE
Les hommes d’affaires écrivent beaucoup tout au long de la journée, notamment en répondant aux e-mails et en créant des présentations. Cela peut entraîner une fatigue physique et mentale. L’utilisation de la synthèse vocale peut être beaucoup plus facile, et c’est là que Dictate entre en jeu.
Ce complément Microsoft Garage pour Word, PowerPoint et Outlook convertit ce que vous dictez en écriture grâce à une technologie de reconnaissance vocale avancée. En conséquence, vos doigts peuvent enfin faire une pause dans toute cette saisie.
#4 -ÉTABLIR UN CONTRÔLE ÉDITORIAL
La fonctionnalité de suivi des modifications dans Word vous permet de surveiller toutes les modifications apportées à votre document. Vous pouvez le trouver dans l’onglet Révision, et cliquer dessus vous permet de voir toutes les modifications apportées par les autres utilisateurs.
Mieux encore, vous pouvez également accepter les suggestions de vos employés afin de ne pas avoir à faire tout le travail
#5 – UTILISEZ LES NOTES LIÉES
Faire face aux délais n’est pas amusant quand vous ne trouvez pas la motivation pour rédiger vos articles. La meilleure façon de contourner ce problème est de conserver vos pensées dans OneNote. Ce programme vous permet de composer des citations et des pensées pour garder vos articles impeccables.
Pour améliorer encore votre expérience avec ce programme, assurez-vous d’utiliser les notes liées.
Les notes liées vous permettent de placer OneNote sur le côté de votre écran. Vous pouvez créer des articles Word et prendre vos notes dans OneNote simultanément. De cette façon, vous pouvez rester organisé et concentré.
#6 – RECHERCHE AVEC SMART LOOKUP
La fonctionnalité de recherche intelligente de Word vous permet d’effectuer des recherches en ligne tout en travaillant sur des documents. Par conséquent, il n’est pas nécessaire de saisir votre requête dans un autre onglet.
Pour ce faire, mettez en surbrillance un mot ou une phrase, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Recherche intelligente dans le menu suivant. Word effectuera alors une recherche Bing et affichera les résultats dans la section droite de votre écran.
#7 – PROTÉGEZ VOTRE VISION AVEC UN ZOOM PRATIQUE
L’un des plus grands obstacles au travail productif est la fatigue oculaire causée par le fait d’être assis trop près de votre écran. Pour résoudre ce problème, utilisez la fonction de zoom.
Recherchez le curseur dans la partie inférieure droite de votre document pour trouver le réglage idéal, ou appuyez sur les touches Windows et Plus de votre clavier. Utilisez le réglage qui vous semble le plus confortable, car cela peut aider à prévenir la fatigue oculaire.
#8 – INTÉGRER DES ICÔNES
Vos documents doivent être lisibles. Étant donné que la plupart des gens se concentrent sur vos images et vos titres, vous devez leur donner une valeur artistique.
Les icônes de Word vous aideront à accomplir cela. Ils sont un moyen simple d’attirer l’attention du lecteur sur des informations cruciales sans encombrer votre document. Avec lui, vous pouvez aider à améliorer la lisibilité de vos fichiers, ce qui signifie que les lecteurs – que vous ou un coéquipier – n’ayez pas à rechercher des mots ou des phrases distincts.
#9 – FORMATEZ VOS FICHIERS
La section Styles comprend des options de formatage de texte prêtes à l’emploi pour vous aider à personnaliser plus facilement vos documents. De plus, vous pouvez ajouter vos propres styles ou ceux fréquemment utilisés.
En enregistrant vos préférences, vous pouvez les intégrer à tout moment sans formater manuellement vos documents.
#10 – RECHERCHEZ ET UTILISEZ DES IMAGES PLUS RAPIDEMENT
Avec Word, vous n’avez pas besoin d’ouvrir un navigateur Web pour trouver la photo parfaite pour vos fichiers.
Placez simplement votre curseur dans la section où vous souhaitez insérer une image, accédez à l’onglet Insertion et choisissez Images en ligne. Sélectionnez l’image appropriée à ajouter à votre fichier et elle deviendra instantanément plus attrayante visuellement.
#11 – MODIFIER VOS PDF
Vous pourriez penser que vous devez télécharger et installer un logiciel d’édition PDF pour éditer vos fichiers PDF, mais ce n’est pas le cas.
Word dispose d’une fonction d’édition PDF pratique qui vous permet de modifier rapidement vos documents. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous empêcher d’installer des applications potentiellement malveillantes.
Mais avant de commencer, notez que vous devrez convertir votre fichier PDF dans un format compatible avec Word.
GÉREZ VOS TÂCHES AVEC MICROSOFT WORD
Microsoft Word est indispensable si vous souhaitez améliorer la communication et la collaboration dans votre entreprise. Il vous permet, à vous et à votre équipe, de créer facilement des documents pour faciliter la correspondance avec des clients cruciaux.
Mais lorsque vous utilisez Word, assurez-vous d’utiliser les fonctionnalités ci-dessus pour accélérer la création de documents. Vous pourrez alors travailler plus efficacement et passer plus rapidement à d’autres tâches.
Article utilisé avec l’autorisation de The Technology Press.
