Il existe de nombreuses suites d’applications qui peuvent améliorer votre productivité. L’un d’eux est Office 365, qui propose une gamme d’outils sous-estimés.
Office 365 a aidé des millions d’organisations à rationaliser leurs opérations. L’un des exemples les plus célèbres concerne Kohler, le fabricant d’appareils sanitaires et de plomberie pour la cuisine et la salle de bain.
Au début de la pandémie , ils ont eu du mal à gérer les opérations car la plupart de leur équipe devait travailler à distance. L’entreprise a dû ajuster ses activités pour rester fidèle à ses valeurs.
C’est là qu’Office 365 est entré en jeu.
Cela les a aidés à offrir une formation personnalisée en peu de temps. Leurs employés ont eu accès à des podcasts organisés, des sessions de questions-réponses, des vidéos de micro-apprentissage et des experts renommés. Tout cela les a aidés à se familiariser avec leur nouvelle suite d’applications.
Au fil du temps, la plate-forme leur a également permis de surmonter les limites des cultures, des langues et des fuseaux horaires avec différents outils.
Par exemple, ils ont utilisé Teams pour mobiliser des professionnels qui ont partagé leurs connaissances sur les marchés mondiaux. De même, SharePoint a facilité le déplacement de plus de 400 téraoctets d’annuaires, accélérant la communication et l’assistance client. L’entreprise a également amélioré sa sécurité et le déploiement de ses appareils, créant ainsi une culture homogène d’agilité et de productivité.
Il convient de mentionner qu’Office 365 ne convient pas seulement aux grandes entreprises comme Kohler. Tout chef d’entreprise peut tirer parti de cette suite de productivité pour augmenter sa productivité. La réalité est que bon nombre de ces outils sont sous-utilisés et sous-estimés.
Cet article mettra en évidence certains des meilleurs outils Office 365 que vous devriez envisager de mettre en œuvre dans votre entreprise.
OUTIL #1 – FLOW
Microsoft Flow vous permet d’automatiser votre flux de travail dans diverses applications. Vous pouvez le connecter à des messages instantanés et à des alertes par e-mail, synchroniser des fichiers de différentes applications ou les copier d’une plate-forme à une autre.
Par exemple, si vous remplissez un formulaire SharePoint, vous pouvez utiliser Flow pour développer un prospect dans Dynamics 365.
Mieux encore, l’outil ne se limite pas aux services Microsoft. Il vous permet d’extraire des données de Facebook ou de télécharger des fichiers sur Dropbox. Le résultat est une productivité accrue grâce à des connexions améliorées.
OUTIL #2 – Teams
Teams est un hub de réunion, de partage et de discussion pour votre équipe. Cette plate-forme basée sur le cloud combine des notes, des fichiers, des conférences et plusieurs applications en temps réel.
Le programme a considérablement amélioré la collaboration et la productivité, en réunissant les personnes, le contenu et les conversations en un seul hub. Il s’intègre sans effort aux applications Office 365 et dispose d’un cloud mondial sécurisé.
Un autre avantage considérable est la communication en temps réel. Il permet à tous les membres de regarder les modifications dans les présentations PowerPoint, garantissant ainsi la contribution de toute l’équipe. Les utilisateurs peuvent également fournir des commentaires à l’aide de la fenêtre de discussion pour rationaliser la productivité.
De plus, Teams prend en charge la coopération multiplateforme, vous permettant de travailler sur votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur.
OUTIL #3 – TO-DO
Microsoft To-Do est une plateforme intelligente de gestion des tâches qui facilite la planification tout au long de votre journée. Sans oublier qu’il offre un moyen personnalisé et intuitif d’aider les utilisateurs à rester organisés.
Il est livré avec un algorithme robuste qui vous permet de créer des listes pour presque tout, comme vos projets domestiques, votre travail et vos courses.
Le suivi des rappels se fait sans effort avec To-Do. Vous pouvez ajouter des rappels, des notes et des dates d’échéance tout en les personnalisant avec des thèmes vivants. En plus de les afficher sur le Web, ces listes sont également accessibles sur la plupart des appareils, y compris les téléphones Android, les iPhones et les appareils Windows 10.
OUTIL #4– MYANALYTICS
Bien que les équipes passent une grande partie de leur temps en réunion, à parler au téléphone et à envoyer des e-mails, elles peuvent ne pas être très productives. Pour surmonter cet obstacle, Office 365 a introduit MyAnalytics.
Cet outil augmente l’efficacité des employés en analysant deux facteurs de productivité : avec qui les utilisateurs passent leur temps et comment ils le dépensent.
À l’aide d’analyses robustes, l’outil suggère comment vous pouvez être plus productif en travaillant moins après les heures de travail et en réduisant le temps de réunion inactif. Il existe également de IA qui signale vos engagements Outlook pour vous rappeler vos tâches quotidiennes.
MyAnalytics se compose de quatre composants :
- Résumés – Votre boîte de réception Outlook stocke des résumés hebdomadaires pour mettre en évidence la semaine précédente.
- Tableau de bord – Le tableau de bord affiche diverses statistiques telles que des informations sur la productivité, les habitudes de travail et des suggestions pour les améliorer.
- Insights Outlook – Cette fonctionnalité présente des cartes qui montrent votre expérience de travail et vous permettent de répondre de plusieurs façons.
- Suggestions en ligne – Ces suggestions sont disponibles dans votre Outlook pour vous aider à augmenter votre productivité.
De plus, Microsoft a pris en compte votre vie privée lors de la conception de cet outil. C’est pourquoi vous êtes le seul à pouvoir accéder à vos informations et données personnelles.
OUTIL #5 – VIVA
Microsoft Viva est une plateforme d’expérience employé qui contribue à améliorer l’apprentissage, le bien-être et la collaboration sur le lieu de travail. L’outil se compose de quatre modules : Viva Topics, Viva Connections, Viva Insights et Viva Learning.
- Viva Topics : rassemble et organise le contenu et les connaissances autour de n’importe quel sujet dans une entreprise à l’aide de Microsoft Graph et de l’IA.
- Viva Connections: fonctionne comme une application SharePoint au sein de Teams, vous permettant de partager des actualités et des articles sélectionnés avec vos employeurs.
- Viva Insights: donne un aperçu des modèles de travail des employés qui peuvent causer du stress et de l’épuisement professionnel, comme la surcharge de réunions et le travail régulier après les heures de travail. L’application permet aux managers d’aider leurs équipes à trouver un équilibre entre bien-être et productivité.
- Viva Learning: est un centre d’apprentissage dans Teams qui vous permet de partager facilement du contenu d’apprentissage et des ressources de formation au sein de votre entreprise.
OUTIL #6 – DELVE
Il s’agit d’un outil de visualisation astucieux qui intègre des éléments de médias sociaux et d’apprentissage social. Il utilise le contenu de quatre plates-formes : Exchange, SharePoint, Yammer et OneDrive,
Cependant, il ne regroupe pas uniquement vos points de données. Au lieu de cela, il détecte les informations pertinentes telles que l’activité de l’utilisateur et les interactions passées.
OUTIL #7 – SWAY
Sway est une application de présentation qui pourrait un jour remplacer PowerPoint. Il dispose d’un moteur de conception intégré pour produire des présentations et des rapports attrayants.
Certaines des fonctionnalités incluent le glisser-déposer d’images, de graphiques, de vidéos et de formats basés sur des canevas. Le programme peut également produire des newsletters et des histoires qui peuvent être consultées sur divers appareils.
OUTIL #8 – PLANNER
Microsoft Planner est un excellent choix pour les entreprises avec des membres d’équipe partout dans le monde et plusieurs projets simultanés. L’outil peut numériser rapidement vos processus de gestion des tâches.
Il permet aux utilisateurs d’accéder à des outils d’organisation visuelle et à quatre fonctions clés : hub d’informations, informations, communication et catégorisations flexibles. En outre, il permet aux membres de l’équipe de partager des fichiers, de créer des plans, d’attribuer et d’assembler des tâches et de converser avec des collègues tout en recevant des mises à jour de progression.
REVIGOREZ L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL DE VOTRE ENTREPRISE
Amenez vos opérations vers de nouveaux sommets, il s’agit de créer un lieu de travail agile et productif. Et Office 365 peut vous aider à atteindre cet objectif grâce à une large gamme d’outils de communication et de collaboration.
Que votre équipe travaille à distance ou au bureau, cette suite d’applications peut considérablement améliorer la gestion de projet. Et l’exemple de Kohler en est la preuve.
Cela dit, un fournisseur informatique de qualité inférieure peut entraver votre intégration avec Office 365.
Si vous pensez que votre fournisseur ne fournit pas les résultats nécessaires, appelez-nous. Nous pouvons planifier une conversation rapide et trouver la solution parfaite aux difficultés informatiques de votre entreprise pour vous éviter beaucoup de stress.
Article utilisé avec l’autorisation de The Technology Press.
