Google Drive est plus qu’une plateforme de partage de fichiers. Il vous permet de rationaliser votre travail d’une manière que vous n’auriez jamais cru possible. Découvrez comment cela peut aider à augmenter la productivité au travail.
Saviez-vous qu’une chose aussi simple que l’organisation de votre entreprise est essentielle au succès ?
La vérité est que gérer des fichiers et des dossiers en désordre n’est d’aucune aide pour vous ou vos collègues et clients. Au lieu de cela, cela vous rend improductif et a un impact négatif sur votre entreprise à bien des égards.
Heureusement, Google Drive peut être d’une grande aide dans ce domaine. Surtout lorsqu’il s’agit d’améliorer le flux de travail dans une entreprise. Cette suite d’applications contient des tonnes de fonctionnalités qui peuvent aider toute l’équipe à gérer plus efficacement sa charge de travail.
Par exemple, vous pouvez organiser vos dossiers sur une plate-forme cloud à partir de 15 Go d’espace, effectuer des sauvegardes de fichiers, partager des fichiers, etc. Vous pouvez également partager vos fichiers PDF, audio, photos, diapositives et fichiers de travail importants en un seul endroit.
Dans l’ensemble, vous pouvez maximiser votre productivité sur Google Drive en exploitant plusieurs fonctionnalités pratiques. Cet article en liste 7.
#1.Partager des fichiers tout en contrôlant l’accès
Google Drive dispose de capacités de partage robustes qui permettent une collaboration professionnelle. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur un fichier ou un dossier que vous souhaitez partager et de créer un lien partageable ou d’inviter d’autres personnes à accéder à ce fichier.
De plus, chaque fichier et dossier de cette plateforme possède son propre lien de partage hautement personnalisable. Vous pouvez également déterminer les autorisations des utilisateurs pour chaque élément – si la personne ayant accès peut uniquement afficher ou peut modifier ou commenter.
De plus, vous pouvez ajouter une limite de temps pour l’accès aux fichiers ou aux dossiers. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
- Sélectionnez l’utilisateur qui a accès à votre fichier ou dossier sur Google Drive.
- Localisez leur adresse e-mail et passez la souris sur le côté droit. Une icône d’horloge apparaîtra.
- Saisissez l’heure d’expiration.
#2. Publication de fichiers sur Internet
Google Drive est l’une des meilleures plates-formes pour publier des fichiers en ligne. Vous et votre équipe pouvez accéder aux téléchargements de n’importe où dans le monde tant que vous disposez d’une connexion Internet.
L’un des avantages des fichiers publiés est qu’ils se synchronisent avec tous les appareils qui utilisent l’application Drive. Cela signifie que les fichiers que vous avez téléchargés sur votre ordinateur seront visibles sur l’application de votre téléphone et vice versa. Pour accéder à ces fichiers, il vous suffit de vous connecter à votre compte Google.
#3. Voice Typing
Saisie vocale
Si vous devez télécharger un fichier écrit sur Google Drive, vous pouvez utiliser Google Docs et dicter le texte au lieu de le taper. Cela vous fera gagner beaucoup de temps lorsque vous travaillez avec des fichiers courts et longs.
Alors, comment pouvez-vous utiliser cette fonctionnalité ?
- Accédez à “Outils” dans votre fichier Google Docs.
- Cliquez sur “Saisie vocale” dans le menu déroulant.
- Vous pouvez utiliser des mots tels que « point » et « ligne suivante » pour indiquer à l’enregistreur comment organiser votre discours. Une fois que vous avez terminé l’enregistrement, relisez votre texte pour terminer.
#4. Attribuer des tâches aux employés avec des commentaires
Google Docs permet de marquer facilement une personne et de lui attribuer une tâche pour une section de fichier spécifique. Qu’ils aient besoin de réviser, de relire, de gérer les sources ou de réorganiser leur travail, vous pouvez facilement leur faire savoir ce qu’ils doivent faire en ajoutant des commentaires.
Voici comment procéder :
- Ouvrez le fichier qui doit être affecté à une tâche sur Google Docs.
- Utilisez votre souris pour mettre en surbrillance la partie qui doit être retravaillée et faites un clic droit dessus.
- Sélectionnez “Commentaire” pour que la section Commentaire apparaisse à droite du texte en surbrillance.
- Tapez “+” ou “@” puis le nom d’une personne pour la taguer dans ce commentaire. Vous pouvez également taguer des personnes en saisissant leurs adresses e-mail.
- La personne identifiée recevra alors une notification concernant cette action et sera invitée à ouvrir le fichier.
#5. Utilisation de modèles (template)
Google Drive prend en charge les modèles gratuits pour tous les niveaux de compte. Vous pouvez utiliser Google Sheets, Docs ou Slides, tous chargés de centaines de modèles pour différents types de projets.
Pour choisir ou rechercher des modèles, ouvrez l’outil et cliquez sur « Galerie de modèles » ou utilisez le champ de recherche pour trouver des modèles qui correspondent à votre projet.
Vous pouvez également accéder à ces outils à partir de votre Google Drive – accédez à la page d’accueil, cliquez sur “Nouveau” et sélectionnez un type de fichier avec lequel vous souhaitez travailler (diapositives, documents ou feuilles). Choisissez ensuite “A partir d’un modèle” pour choisir parmi les modèles proposés par Google Drive.
De plus, vous pouvez utiliser les modèles Google Forms pour concevoir des invitations à des événements et des sondages en quelques minutes. Visitez simplement Google Forms et choisissez dans la galerie de modèles. Vous pouvez choisir entre les informations de contact, RSVP, l’invitation à une fête, l’inscription à un événement et d’autres modèles.
#6. Trier vos fichiers par taille
Google Drive trie par défaut vos fichiers et dossiers téléchargés en fonction des fichiers récemment ajoutés ou modifiés. Ceci est utile car il vous donne un accès rapide aux fichiers avec lesquels vous travaillez souvent.
Mais si vous souhaitez libérer de l’espace de stockage Google Drive, vous pouvez trier les fichiers en fonction de leur taille et supprimer ceux que vous n’utilisez pas souvent et qui prennent trop de place.
Vous pouvez le faire en suivant les étapes ci-dessous :
Accédez à Google Drive et cliquez sur “Stockage” en bas du menu de gauche.
De là, vous verrez une liste de fichiers triés par taille, avec les plus grands en premier sur la liste. Cliquez sur un fichier inutile et supprimez-le de votre Drive en cliquant sur l’icône Corbeille.
Assurez-vous de supprimer ce fichier du dossier Corbeille pour libérer de l’espace sur votre cloud.
#7. Faire une recherche avancée
Peut-être recherchez-vous un document avec des mots-clés spécifiques apparaissant dans plusieurs fichiers. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la recherche avancée sur Google Drive. La plateforme vous permet de filtrer vos résultats par emplacement, type de fichier, propriétaire, partagé avec, date de modification, etc.
Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur l’icône “Options de recherche” à l’extrême droite de la barre de recherche.
Tirez le meilleur parti de Google Drive
L’organisation de vos fichiers est essentielle pour que vous et vos employés soyez plus productifs dans la gestion de votre entreprise. Et Google Drive fait plus que prouver sa valeur dans cet aspect.
Google Drive est un excellent outil doté de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à organiser vos fichiers et dossiers, à les partager avec le monde, à attribuer des tâches, à échanger des informations précieuses, etc.
Les sept fonctionnalités mentionnées ci-dessus vous aideront à rationaliser vos processus de travail et à simplifier la création, le partage et la recherche de fichiers.
Article utilisé avec permission from The Technology Press.
